서울시가 전산 장애나 시스템 마비 상황에서도 시민 대상 행정서비스가 중단되지 않도록 전국 최초로 ‘업무관리시스템 수기문서 처리 표준 매뉴얼’을 마련하고, 이를 실제 상황에 적용해 검증하는 전 부서 합동 대응훈련도 전국 최초로 실시한다고 밝혔다.

 

디지털 행정에 대한 의존도가 높아진 상황에서, 전산 시스템이 일시적으로 작동하지 않더라도 행정이 지속될 수 있도록 종이 문서를 활용한 대체 절차를 제도화한 것이다.

 

이번 매뉴얼은 지난해 9월 대전 국가정보자원관리원 화재로 정부 전산시스템이 장기간 중단된 사례를 계기로 수립됐다. 당시 중앙부처와 지자체의 각종 행정 시스템이 동시에 멈추면서 민원 처리와 내부 행정 전반에 큰 차질이 발생하자, 서울시는 유사한 상황이 재발하더라도 시민 불편을 최소화할 수 있는 선제적 대응 기준을 마련할 필요가 있다고 판단했다.

 

특히 서울시는 1999년 전자문서 유통을 전부서로 확대 시행한 이후, 전자결재와 디지털시스템 중심의 행정환경이 표준으로 정착하면서, 이후 입사한 직원들은 수기문서 작성이나 종이 결재를 실제로 경험해보지 못한 환경에서 근무하고 있는 점도 이번 매뉴얼 수립의 배경으로 작용했다.

 

전산 시스템이 정상 작동하는 상황에서는 문제가 없지만, 장애 발생 시에는 오히려 현장 대응이 어려워질 수 있다는 판단에서, 서울시는 특정 부서나 일부 담당자의 경험에 의존하지 않고, 경력이나 세대와 관계없이 전 직원이 동일한 기준에 따라 즉시 대응할 수 있도록 수기문서 처리 절차를 표준 매뉴얼로 제도화했다.

 

서울시가 마련한 수기문서 처리 표준 매뉴얼에는 ▲전산 장애 발생 시 문서 작성·결재·접수·발송을 종이 문서로 전환하는 절차 ▲수기문서 문서번호 부여 및 등록대장 관리 방식 ▲관인이 필요한 문서의 예외 처리 기준 ▲시스템 복구 이후 전자문서 재등록 및 기록물 이관까지 전 과정이 체계적으로 담겼다. 전산 장애 상황에서도 행정의 효력과 기록 관리가 유지되도록 세부 절차를 구체화한 것이 특징이다.

 

또한 매뉴얼에는 전산 장애 인지 및 보고 체계, 부서별 역할 분담, 비상 연락망 운영 방식 등 실제 상황에서 혼선을 최소화하기 위한 기준도 포함됐다. 이를 통해 전산 장애 발생 시 현장에서 즉각적인 대응이 가능하도록 하고, 장애 복구 이후에도 업무 누락이나 데이터 오류를 최소화하도록 설계됐다.

 

서울시는 매뉴얼이 실제 현장에서 정상적으로 작동하는지를 확인하기 위해 2월 3일부터 5일까지 3일간 전 부서 합동 모의훈련을 실시한다.

 

본청과 사업소 등 720여 개 전 부서가 참여해 행정포털과 업무관리시스템이 중단된 상황을 가정하고, 전 직원이 동일한 수기문서 처리 표준 매뉴얼을 적용해 민원 처리와 내부 결재를 수행하는 전국 최초의 대응훈련으로 진행된다.

 

이번 훈련은 새로운 제도를 도입하기 위한 형식적 모의훈련이 아니라, 전국 최초로 수립된 표준 매뉴얼이 실제 재난·장애 상황에서도 현장에서 즉시 작동하는지를 전 직원이 동시에 검증하는 과정이라는 점에서 의미가 크다. 전산 장애 인지 및 보고 체계 가동부터 수기문서 작성·접수·발송, 시스템 복구 이후 데이터 정합성 확보까지 전 과정을 실습 중심으로 점검한다.

 

서울시는 이번 매뉴얼 수립과 훈련을 통해 재난이나 장애 상황에서도 역할 분담과 의사결정 체계를 명확히 하고, 전산 장애 여부와 관계없이 행정서비스가 지속될 수 있는 업무 연속성 대응 체계를 강화할 방침이다. 이번 훈련 결과를 바탕으로 향후 매뉴얼을 지속적으로 보완하고, 필요시 자치구와 산하기관까지 단계적으로 확대하는 방안도 검토할 계획이다.

 

강옥현 서울시 디지털도시국장은 “정보시스템이 일시적으로 중단되더라도 시민이 체감하는 행정서비스는 단 한 순간도 멈춰서는 안 된다”며 “이번 매뉴얼은 단순한 문서 정리가 아니라, 재난·장애 상황에서도 현장에서 즉시 작동하는 행정 대응 기준을 전국 최초로 제도화한 것”이라고 말했다.